MS Excel Data Tab in Hindi – MS Excel मे Data Tab का इस्तेमाल
इस पोस्ट मे हमलोग MS Excel के Data Tab के बारे मे जानेगे, Data Tab को आप Keyboard से Alt+A दबाके Active कर सकते है आप इसे Mouse के द्वारा भी कर सकते है|
MS Excel 2016 की Data Tab इस प्रकार से दिखाई देती है|
MS Excel Data Tab in Hindi – MS Excel मे Data Tab का इस्तेमाल
MS Excel Data Tab मे 7 Groups होते है|
- Get External Data
- Get & Transform
- Connections
- Sort & Filter
- Data Tools
- Forecast
- Outline
चलिये अब इसे Details मे जानते है|
1. Get External Data
Get External Data Group का इस्तेमाल बाहरी किसी Application मे बने फ़ाइल को Worksheet मे लाने के लिए किया जाता है| इसके अंदर निम्नलिखित ऑप्शन होते है|
From Access
From Access ऑप्शन का इस्तेमाल करके आप MS Excel मे बनी फ़ाइल को MS Excel के Worksheet मे ला सकते है| इसके लिए सबसे पहले अपने Worksheet मे जिस जगह पर डाटा को इम्पोर्ट करना है उस Cell को सिलेक्ट कर ले, उसके बाद From Access ऑप्शन पर क्लिक करे| क्लिक करते ही आपके सामने एक विंडो ओपेंन हो जाएगा जिसमे MS Excel मे बनी फ़ाइल दिखाई देगा या आप उसमे ढुढ़ ले और सिलेक्ट करके ओके करदे| तो आप देखेगे की फ़ाइल आपके Worksheet मे आ चुकी है|
From Web
From Web ऑप्शन का इस्तेमाल करके आप Internet से किसी भी Website को ओपेन करके उसमे उपलब्ध डाटा को अपने Worksheet मे ला सकते है| From Web ऑप्शन पर क्लिक करते ही आपके सामने एक Web Browser प्रोग्राम ओपेन होगा, इसमे आप अपने Website का नाम लिखकर उस वैबसाइट को ओपेन कर सकते है| उसके बाद उस Website मे जो भी सूचना है उसे अपने Worksheet मे ला सकते है|
From Text
From Text ऑप्शन का इस्तेमाल करके आप Worksheet मे Text फ़ाइल को इम्पोर्ट करा सकते है| जैसे की आपको पता होगा की बहुत सारे Text Program होते है जैसे की Notepad, यदि आप Notepad के फ़ाइल को अपने Excel के Worksheet मे लाना चाहते है तो आप इस ऑप्शन के द्वारा ला सकते है|
From Other Sources
From Other Sources ऑप्शन का इतेमाल करके आप दूसरे स्त्रोतों जैसे From SQL Server, From Analysis Service, From OData Data Feed, From XML Data Import, From Data Connection Wizard, From Microsoft Query से आप Information को अपने Excel के Worksheet मे ला सकते है|
Existing Connections
Existing Connections पर क्लिक करने पर आपने जो भी Existing External Data का इस्तेमाल किया है वो यहा से देख सकते है|
MS Excel Data Tab in Hindi – MS Excel मे Data Tab का इस्तेमाल
2. Get & Transform
Get & Transform Group का इस्तेमाल करके आप तेजी से अपने डाटा को Worksheet मे ला सकते है| और यह ग्रुप आपको अपनी विश्लेषण आवश्यकताओ को पूरा करने के लिए डाटा के स्त्रोतों से जुड़ने और संयोजन करने मे सक्षम बनाता है|
3. Connection
Connection Group का इस्तेमाल करके आपने Get External Group के माध्यम से कोई भी डाटा अपने Worksheet मे लाये है उसके Connection को मालूम कर सकते है| यदि आपने Worksheet मे कोई डाटा लाया है और उसके मूल फ़ाइल मे कोई संशोधन किया है और वह संशोधन आपके Worksheet मे बदलाओ नही हुआ है तो आप Refresh ऑप्शन का इस्तेमाल करके उसे Update कर सकते है|
4. Sort & Filter
Sort & Filter Group का इस्तेमाल करके आप अपने Worksheet मे उपलब्ध डाटा को व्यवस्थित कर सकते है| इसके अंदर निम्नलिखित ऑप्शन होते है|
Sort
Sort ऑप्शन का इस्तेमाल करके आप अपने Worksheet मे उपलब्ध डाटा को एसेडिंग यानि A to Z और डिसेडिंग यानि Z to A के तरफ से Sorting कर सकते है| Sort ऑप्शन पर क्लिक करते ही आपके सामने एक विंडो ओपेन हो जाता है जिसमे आपको Column, Sort On और Order तीन ऑप्शन दिखाई देते है जिसको आप चुनकर Shorting का कार्य बहुत आसानी से कर सकते है| लेकिन सबसे पहले आपको जिस भी डाटा को Sort करना है उसे सिलेक्ट करना होगा|
Filter
Filter ऑप्शन का इस्तेमाल करके आप अपने Worksheet मे उपलब्ध डाटा को फ़िल्टर कर सकते है, फ़िल्टर करने के लिए सबसे पहले आपको उस डाटा को सिलेक्ट करना होगा जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते है, सिलेक्ट करने के बाद Filter ऑप्शन पर क्लिक करना है, क्लिक करते ही आपके जो भी डाटा का फील्ड है उन सभी फील्ड मे फ़िल्टर बटन लग जाएगा| अब आप इस फ़िल्टर बटन पर क्लिक करके फ़िल्टर का कार्य कर सकते है|
Advanced Filter
Advanced Filter ऑप्शन का इस्तेमाल भी फ़िल्टर के लिए किया जाता है मगर यह आपको शर्त के अनुसार डाटा मे से वांछित सूचना को निकालने के लिए अर्थात हटाने के लिए किया जाता है| Advance Filter पर क्लिक करते ही आपके सामने एक छोटा सा विंडो ओपेन हो जाता है जिसमे List Range और Criteria Range निर्धारित करने के लिए ऑप्शन देता है| इस ऑप्शन को निर्धारित करके आप फ़िल्टर का कार्य कर सकते है|
5. Data Tools
Data Tools Group के अंदर निम्नलिखित ऑप्शन आते है|
Text to Column
Text to Column ऑप्शन का इस्तेमाल करके आप अपने Worksheet मे उपलब्ध वाक्य के शब्दो को अलग-अलग Column मे कर सकते है| इसके लिए आपको उस Cell को चुनना होगा जिसमे आपने वाक्य लिखा हुआ है उसके बाद Text to Column ऑप्शन पर क्लिक करना है, क्लिक करते ही आपके सामने एक विंडो ओपेन हो जाएगा, जिसमे आप Next-Next करके अपने शब्दो को अलग-अलग Column मे कर सकते है|
Flash Fill
Flash Fill ऑप्शन का इस्तेमाल करके आप अपने डाटा को Auto Fill करा सकते है|
Remove Duplicate
Remove Duplicate ऑप्शन का इस्तेमाल तब किया जाता है जब आपके Worksheet मे कोई डाटा या रिकॉर्ड duplicate है और आप उसे Remove करना चाहते है तो इस ऑप्शन का इस्तेमाल करके बहुत आसानी से कर सकते है| इसके लिए आपको सबसे पहले जिस डाटा मे से आपको duplicate को remove करना है उसे सिलेक्ट कर ले और उसके बाद Remove Duplicate ऑप्शन पर क्लिक कर दे तो आप देखेगे की जीतने भी duplicate होगे उनको एक विंडो मे सख्या प्रदर्शित करेगा फिर आपको ड्यूप्लिकेट को हटाने के लिए ओके पर क्लिक करना होगा, ओके पर क्लिक करते ही आपके सामने एक warning मैसेज देगा यदि आप Sure है तो Yes ऑप्शन पर क्लिक कर दे तो आप देखेगे की डाटा मे जीतने भी ड्यूप्लिकेट होंगे वो रिमूव हो जाएगा|
Data Validation
Data Validation ऑप्शन का इस्तेमाल करके आप Data पर Validation लगा सकते है| यदि आप चाहते है की Column मे केवल Date (दिनांक) ही Insert हो और कुछ भी Insert ना हो तो इसके कई तरीके है| इसको लगाने के लिए आप सबसे पहले Cell को सिलेक्ट करोगे, उसके बाद आप Data Validation मे जाकर जो भी allow करना चाहते है, मानलिया की आप सिर्फ Date (दिनांक) को allow करते है तो उस Cell मे आप केवल Date ही डाल सकते है| यदि आपके किसी Cell मे Valid डाटा नही है तो उस पर आप Circle भी लगा सकते है| इसमे आप Drop Down भी बना सकते है उसके लिए आपको List बनानी पड़ेगी और उसका source define करके आसानी से आप डाटा की लिस्ट को drop down भी कर सकते है|
Consolidation
Consolidation ऑप्शन का इस्तेमाल Workbook मे अलग-अलग Worksheet मे रखे गए डाटा को एक Worksheet मे Sum, Count, Average, Max, Min फंक्शन के साथ एकत्रित करने के लिए किया जाता है| आप इस ऑप्शन का इस्तेमाल अलग-अलग Workbook के फ़ाइल के डाटा को वर्तमान के Workbook के किसी भी सीट मे एकत्रित कर सकते है|
MS Excel Data Tab in Hindi – MS Excel मे Data Tab का इस्तेमाल
6. Forecast
Forecast Group के अंदर निम्नलिखित ऑप्शन होते है|
What if Analysis
What if Analysis ऑप्शन मे आपको तीन ऑप्शन मिलती है
Scenario Manager
Scenario Manager के इस्तेमाल से आप MS Excel मे बहुत सारे डाटा को Compare कर सकते है| इसका काम होता है की अलग-अलग situation मे आप अपने डाटा पर Scenario Manager की मदद से अनुमान लगा सकते है| जिनके द्वारा आप अपने वर्तमान डाटा के साथ analysis करने मे बहुत सहायक होता है|
Goal Seek
Goal Seek का इस्तेमाल पिछली Calculation मे किया जाता है, इसके इस्तेमाल से आप कठिन से कठिन Scenario मे यह सेट कर सकते है की आउटपुट क्या होना चाहिए| और उसके base पर आप Input को decide कर सकते है की इनपुट क्या डालना चाहिए|
Data Table
Data Table का इस्तेमाल बहुत सारे Scenario को एक साथ लिखने के लिए किया जाता है| जो की एक table का रूप ले लेता है और उसके बाद आपको सभी Scenario का result अलग-अलग मिलता है|
Forecast Sheet
Forecast Sheet का इस्तेमाल आप डाटा के आधार पर यह पता लगा सकते है की Next Month आपकी Sale कितनी रहने की संभावना है| अर्थात इस ऑप्शन के द्वारा आप Worksheet के डाटा को एक रेखीय रूप मे पूर्वानुमान लगा सकते है की उसका ग्रोथ रेट या डाउन रेट क्या होगा|
MS Excel Data Tab in Hindi – MS Excel मे Data Tab का इस्तेमाल
7. Outline
Outline Group के अंदर निम्नलिखित ऑप्शन होते है|
Group
Group ऑप्शन का इस्तेमाल करके आप दो या दो से अधीक़ Rows या Columns को एक ग्रुप मे कर सकते है|
Ungroup
Ungroup ऑप्शन का इस्तेमाल करके आप जिस Rows या Columns का Group बनाया है उसे Ungroup अर्थात अलग-अलग करने की लिए मतलब यह समझे की पुनर स्थिति मे लाने की लिए किया जाता है|
Subtotal
Subtotal ऑप्शन का इस्तेमाल डेटाबेस या लिस्ट मे एक Column के अंदर नंबर की Subtotal Sum, Count, Max, Min, product, Average आदि के साथ किया जाता है|
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जय हिन्द वंदे मातरम
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